In 3 stappen je inkoop budget bepalen

Hoeveel moet ik inkopen? Hoeveel moet ik produceren? Wat kan ik inkopen? Voor hoeveel kan ik inkopen? Hoe kan ik mijn inkoop budget bepalen? Dit zijn misschien wel de meest gestelde vragen die ik als winstcoach ontvang. En ook de meest lastige kwesties waar veel uitglijders en missers bij voorkomen.

Soms gaan ondernemers op pad als een kind in een snoepwinkel. Ze kopen veel te veel in. Dan heb je voor 5 jaar voorraad. Maar je geld zit er wel in vast. En misschien is die collectie over 5 jaar ook alweer outdated. Dat is natuurlijk niet zo handig.

Ik hou van ambitie. Maar als jij maar 200 items per maand verkoopt, is het niet handig 2.000 of 20.000 items in te kopen, zonder dat je een echte verandering in je marketingstrategie en verkoopplan doorvoert.

Dus hoeveel moet je dan wel inkopen? Of produceren? Dat is een vrij uitdagend process. Maar ik ga proberen het zo simpel mogelijk uit te leggen in dit 3-stappenplan.

Stap 1: Verkoopverwachtingen in beeld brengen

De eerste vraag die jij jezelf moet stellen is: wat is een logische verkoopverwachting voor de komende maanden of voor de komende collectie of drop?

Stel je koopt in voor een periode van drie maanden: mei, juni en juli. Daarna komt de nazomer-collectie. Als ondernemers hebben we natuurlijk geen glazen bol, maar we kunnen wel zo goed mogelijk proberen een schatting te maken van de verwachte verkopen. Hierbij kijk je naar de volgende aspecten:

Terugblik

Je kan bijvoorbeeld kijken hoeveel je tijdens de vorige zomer-collectie hebt verkocht of tijdens de winter-collectie. Kijk goed naar wat er in de tussentijd is veranderd. Hoeveel volgers heb je erbij gekregen? Hoe ziet je bereik eruit? En je nieuwsbrief? Kijk naar je social media-strategie, marketingstrategie en advertentiestrategie. Wat deed je de vorige keer en wat is er nu veranderd? Als dit je eerste collectie is, koop je sowieso niet teveel in. Of ga je niet teveel produceren. Tast eerst de markt even af en kijk waar er vraag naar is. 

Lees ook: Hoe bereken je de ROI voor jouw webshop of bedrijf?

Data gebruiken

Daarnaast zou je ook naar data kunnen kijken. Tel je dagomzet en tel hoeveel mensen er in de winkel zijn.

Een voorbeeld: Je verkoopt gemiddeld voor 1000 euro per dag. Laten we zeggen dat dit ongeveer 20 items per dag zijn en er zijn ongeveer 200 klanten in de winkel. Daarvan doen dus 10% een aankoop. Als ze iets kopen, is dat gemiddeld 1 item.

Dus voor hoeveel maanden ga je inkopen en wat is je verkoop? Hoeveel ga je per maand verkopen? En hoeveel per dag? Wat is je dag omzet?

Als je een webwinkel hebt: hoeveel mensen komen naar je website? Ga je nog iets aanpassen aan je marketingstrategie? Of overleg met je marketingbureau (als je het uitbesteed), wat je zou moeten doen om twee keer zoveel te verkopen. Het zou kunnen dat ze zeggen dat je daar een langere periode voor nodig hebt. Kijk dus naar je advertentiebudget wanneer je aan de slag gaat om je inkoop budget te bepalen. Dit is vooral heel vraag-georiënteerd. 

Doel-georiënteerd inkopen

Het zou ook interessant kunnen zijn om doel-georiënteerd te kijken. Om doel-georiënteerd te kijken moet je kijken naar je salarisdoel of je winstdoel. Stel je wil bijvoorbeeld een salaris van 3.000 euro per maand. Je moet ook nog je vaste kosten dekken. Laten we zeggen dat die 1000 euro per maand zijn. Je moet een stukje reserveren voor de jaarlijkse belasting. Die hangt vooral af van je rechtsvorm en wat je winst is. Laten we ook 1000 euro als belasting nemen in dit voorbeeld. Dan zitten we nu op 5000 euro.

Je weet je bruto marge, dus de verhouding tussen je inkoopprijs en verkoopprijs. We gaan er een buffer van 1000 euro bovenop doen voor investeringen in groei of omdat je wil sparen. Dus onze brutowinst moet 6.000 euro zijn. Als je brutomarge 50% is, dan zijn 50% voor de inkopen zonder de BTW. Die 6.000 euro brutomarge is 50%, dus dan zou je 12.000 euro om moeten zetten om je omzetdoel te behalen.

Combineer strategieën

Als je dit vraag-georiënteerd berekend, en de omzet komt neer op 4.000 euro – dan kan je wel je omzetverwachting op 12.000 euro zetten en voor 6.000 euro in gaan kopen. Maar als de mensen niet in je winkel komen, dan ligt het straks nog steeds in de voorraad. Je kan het geld dan beter ondertussen aan marketing, groei en personeel uitgeven.

Natuurlijk kijken we graag naar onze doelen en die willen we ook behalen. Als je dan 12.000 euro om moet zetten, moet je iets aan je business model veranderen. Je moet het hele fundament veranderen. Anders ga je het niet behalen. Alleen meer kopen is niet genoeg.

Dat is net alsof je beter wil worden in hardlopen. In plaats van de 5 kilometer schrijf je jezelf in voor de halve marathon. Maar als je niks aan je trainingsschema en trainingsintensiteit verandert, dan gaat het waarschijnlijk niet makkelijk lukken om de halve marathon uit te lopen.

Je mag zeker vanuit je doelen rekenen om je inkoop budget te bepalen, maar kijk ook vraaggeoriënteerd. Ligt het niet op 1 lijn? Dan moet je gaan kijken hoe je meer kan verkopen. Welke aantallen zijn wel realistisch? Hoe kom je aan die aantallen? Misschien kan je je marketingbudget effectiever inzetten. Wil je leren hoe je dat doet? Of wil je je fundament en strategie aanpassen zodat je vraag-georiënteerde verkoopverwachtingen dichter bij je data-georiënteerde verkoopverwachtingen komen? Dan heb je wat aan mij. Neem graag contact met mij op.

In 5 stappen naar meer financieel inzicht in je merk

Meer winst, structuur en financiële rust

Doe mee met mijn gratis masterclass en ontdek welke stappen er gegarandeerd voor gaan zorgen dat jij binnen no-time meer financieel inzicht krijgt, een winstgevender merk bouwt en meer financiële rust ervaart.

Stap 2: Terugrekenen vanuit je verkoopdoel

Stap 2 in het bepalen van je inkoop budget, is om terug te rekenen vanuit je verkoopdoel. Hoe veel moet je inkopen of produceren? Stel je verkoopdoel is 30.000 euro excl. btw. Als je met dagomzetten rekent vanuit je winkel of Shopify en Woocommerce zie je vaak de dagomzet inclusief btw.

Vergeet niet dit goed uit te rekenen, want de btw is niet van jou. Dat doe je door het te delen door het btw-bedrag. Als jouw doel 30.000 euro exclusief btw is, dan sluit dat aan met 30.000 x 1,21. Aan het einde zou je dus 36.300 euro in je kassasysteem moeten hebben staan. Het is handig om zowel inclusief als exclusief btw te rekenen. Als je in de voeding zit, deel je het door 1,09. In België door 1,06 op sommige producten en op sommige door 1,21. Kijk vooral even in wat voor btw-sector je zit.

Inkoop budget bepalen op basis van terugrekenen

Laten we het erop houden dat we een verkoopdoel excl. btw hebben gesteld van 30.000 euro. Als je weet dat je marge 50% is, dan zou je voor 15.000 euro moeten inkopen of producten moeten maken. Want dan behaal je het doel.

Het is niet dat je zomaar je omzetdoel behaalt. Je moet aan de slag met sales. Maar er zit in ieder geval een samenhang tussen hoeveel je inkoopt en hoeveel je wil verkopen. Je koopt dus in voor 15.000 euro, en de winst gaat keer 2. Want je brutowinst heeft een factor van 2, dus die 50%. Als je verkoopdoel 30.000 euro is, en je marge is 50% dan is je inkoop budget 15.000 euro.

Als je bang bent dat het te veel is, kijk dan hoe makkelijk het is om extra producten bij te kopen. Is er een enorme lange levertijd? Is het nu of nooit? Of kan je makkelijker in kleinere batches inkopen? Vooral in de beginfase kan dit een goede optie zijn om goed de markt aftasten. Om te kijken naar welke items meer vraag is en daarop je inkopen weer te baseren.

Wat als je niet weet welke producten goed aankomen?

Als je producten laat maken in verschillende kleuren en je weet nog niet helemaal welke kleuren goed aankomen, dan bestel je eerst kleinere hoeveelheden tot je wat meer kennis hebt van de markt.

Dan kan je beginnen om grotere aantallen te kopen of produceren. Het ligt dan een beetje aan je business model, misschien komen er extra transportkosten bij als je steeds in kleinere hoeveelheden bestelt. Dat ligt een aan je bedrijf en in welke fase je zit.

Belangrijke vragen wanneer je vraag-georiënteerd gaat inkopen

Samengevat moet je bij vraag-georiënteerd naar de volgende dingen kijken: Over hoeveel maanden ga je die nieuwe collectie verkopen? En wat is een logische verwachting? Hoeveel verkopen heb je dan per dag? Als je online verkoopt: Hoeveel orders moet je dan hebben? En is dat wel logisch en realistisch? Dat zetten we af tegen doel-georiënteerd rekenen. Met deze omzetverwachting behaal jij je salarisdoel en je winstdoel.

Ben je daar nog niet en zit je in de opbouwfase van een bedrijf? Of moet je terug naar het fundament en je strategie om te kijken hoe je je business in kan delen om je doel te bereiken? Hierbij moet je kijken wat de verhouding tussen je inkoop- en verkoopprijs is om te berekenen hoeveel je in kan kopen.

Ken jij je klanten en je markt? Is dit de vijftiende collectie die je lanceert en weet je ongeveer wat je van je markt verwacht? Misschien verwacht je meer omdat je wat aan je marketingstrategie hebt gedaan. Of zit je nog in de beginfase en werk je nog met kleinere inkopen om vanuit daar de kennis op te doen.

Hier komt dan ook een stukje cashflow of liquiditeit bij kijken. Want je moet weten hoeveel ruimte je hebt om in te kopen. Weten hoeveel geld er op je bankrekening staat. Zo weet je of je de nieuwe inkoop vanuit eigen middelen kan financieren of een krediet aan moet vragen.

Op deze foto van Scott Graham zie je een ondernemer die het inkoop budget aan het bepalen is.

Stap 3: Je inkoop financieren

De laatste stap is om te kijken hoe jij je inkoop gaat financieren. Kijk of je eerst moet inkopen en dan pas kan verkopen. Verschillende productmarges en prijsstrategieën kunnen het bepalen van een inkoop budget nog moeilijker maken. Dat is vaak zo als je verkoopt via meerdere kanalen. Zoals in je eigen webshop, via conceptstores en andere platformen. Die willen ook allemaal een stukje winst van de marge.

Uiteindelijk wil de consument hetzelfde betalen. Of het product nu direct op jouw website gekocht wordt of in een andere winkel. Dan heb je al een 2-prijsstrategie. Misschien heb je ook nog een sales agent. Die nemen snel al tot 25%.

In dit geval kun je niet de totale verkoopverwachtingen gedeeld door de marge doen. Dan moet alles per onderdeel gedaan worden. Wat is de verwachting van je sales agent? En dat door de marge van de sales agent. Dan voor de B2C en de B2B. Dit maakt de berekeningen net iets complexer.

Kom je er niet aan uit?

Voor het geval dat je meerdere verkoopkanalen en hebt en er meer input over wil, dan kan je het beste contact met mij opnemen.

Dit is exact wat ik doe in al mijn programma’s zoals de Master Mind en Money Making Impact School. We kijken naar je verkoopkanalen, je inkoopplan en je doelen.

Hoe ga je van doelen stellen naar doelen behalen? Hoe stroomlijn je je doelen met de omzet die je genereert? Hoe kan je dit proces verbeteren?

In mijn programma’s komen deze onderwerpen allemaal aan bod.

Inés Ybarra — Photographer & Art Director

Inés Ybarra is a photographer & art director currently residing in Madrid. Inés is also the founder & creative director of CasaHari.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus.

Selected Clients

D1 Models
Derek Henderson
Fasianos Workshop
State of Escape,
Net-A-Porter
Estelle Dévé Studio

D1 Models
Derek Henderson
Fasianos Workshop
State of Escape,
Net-A-Porter
Estelle Dévé Studio

D1 Models
Derek Henderson
Fasianos Workshop
State of Escape,
Net-A-Porter
Estelle Dévé Studio

D1 Models
Derek Henderson
Fasianos Workshop
State of Escape,
Net-A-Porter
Estelle Dévé Studio

D1 Models
Derek Henderson
Fasianos Workshop
State of Escape,
Net-A-Porter
Estelle Dévé Studio

© Inés Ybarra 2021

© Inés Ybarra 2021

01

02

03

04

05

06

07

08

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus.

Team index
Name & Surname
Name & Surname
Name & Surname

© Inés Ybarra 2021